Die Idee hinter Guests für Microsoft Teams

Die Idee hinter Guests ist einfach:

“Endbenutzer arbeiten mit Gästen zusammen und kennen diese am besten. Sie können leicht feststellen, ob ein Gastzugang noch aktiv genutzt wird oder nicht.”

Deshalb haben wir die Guests Teams-App entwickelt, um Teams-Benutzern die Selbstverwaltung ihrer Gäste zu ermöglichen und gleichzeitig die IT-Richtlinien automatisch durchzusetzen. Denn in einer Selbstbedienungskollaborationsorganisation sind Richtlinien für Sicherheit, Datenschutz, Governance und den Lebenszyklus unerlässlich. Guests bietet die Richtlinien, die es Microsoft 365 Administratoren ermöglichen, die Zusammenarbeit mit Gästen während ihres gesamten Lebenszyklus zu automatisieren.

Beispiel für den Admin-Alltag

Das Ziel der Microsoft 365 Administratoren ist es, eine gut organisierte und sichere Microsoft 365-Umgebung aufrechtzuerhalten. Hier ist, wie dies mithilfe von Guests für das Gästemanagement erreicht werden kann:

• Übersicht über Gäste
  Nach dem Einloggen ins Guests Admin Center unter https://admin.guests.one erhalten Administratoren einen umfassenden Überblick über alle vorhandenen Gäste in ihrem Microsoft 365- oder Microsoft Entra ID-Mandanten. Diese Übersicht ermöglicht es ihnen, den Status aller aktuellen Gäste zu überblicken und erste Schritte zur Bereinigung einzuleiten.

• Erster Cleanup
  Oft beginnen Microsoft 365 Administratoren mit einer ersten Bereinigung. Sie identifizieren veraltete Gäste oder Gäste, die die Einladung nie angenommen haben, und stellen sicher, dass die Gästeliste auf dem neuesten Stand ist.

• Richtlinien festlegen
  Um anhaltende Governance und Sicherheit zu gewährleisten, erstellen Administratoren individuelle Richtlinien für das Onboarding, die Überwachung und das Offboarding von Gästen. Diese Richtlinien legen die notwendigen Schritte für die Einladung von Gästen, die Überwachung ihres Status während der Zusammenarbeit und die Entfernung von Gästen nach Abschluss der Zusammenarbeit fest.

• Benutzerzentrierter Ansatz
  Sobald die Richtlinien festgelegt sind, übertragen Administratoren die Verwaltung der Gäste an die Endbenutzer. Durch die Bereitstellung der Guests Teams-App in der gesamten Organisation erhalten Teams-Benutzer die Möglichkeit, Gäste gemäss den vordefinierten IT-Richtlinien einzuladen. Dieser optimierte Prozess beseitigt Unsicherheiten und stellt sicher, dass jeder Gast automatisch den festgelegten Richtlinien folgt.

• Befähigung und Kontrolle
  Mit der Guests Teams App können Benutzer Gäste basierend auf den festgelegten Kriterien einladen. Damit verfügen sie über ein Tool, das ihre Governance- und Lebenszyklusstandards automatisch aufrechterhält. Zusätzlich haben Teams-Benutzer mehr Kontrolle und können ihre Gäste bei Bedarf selbstständig blockieren oder löschen.

• Abschluss des Kollaborationszyklus
  Wenn die Zusammenarbeit endet, führt das System automatisch die definierten Aktionen aus. Beispielsweise werden die Teams-Benutzer regelmässig daran erinnert, den Zugang für Gäste zu verlängern. Dieser Erinnerungsmechanismus stellt sicher, dass Gästekonten entweder erneuert oder entfernt werden, um Unordnung zu vermeiden und die Sicherheit zu erhöhen.

Im Wesentlichen stellt Guests sicher, dass Gäste korrekt in Microsoft Entry ID registriert, während der Zusammenarbeit kontinuierlich überwacht und automatisch entfernt werden, sobald die Zusammenarbeit endet. Dieser ganzheitliche Ansatz vereint Self-Service mit der Durchsetzung von IT-Richtlinien und schafft so automatisch eine gut gepflegte und sichere Microsoft 365-Umgebung.